嘿幫手

案子流程:從客人傳訊息到完工,一步一步

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這個功能能做什麼

客人每傳一則 LINE 訊息、或線上預約一筆,就會變成「案子」。案子頁最下面永遠只有一顆大按鈕「下一步:…」,照著按就不會漏掉。

在哪裡:案子(手機最下面的第二個按鈕)

案子的四個階段

階段意思下一步通常是
詢問中客人剛傳訊息來回覆客人,或排時間(有報價模組則是開報價)
已報價報價已送出,等客人核准(只有「報價與勘查」才有)再傳一次報價連結,核准後排時間
已排定已經排好時間完工並通知客人
已完成做完了沒有了,完工就是終點

沒有「報價與勘查」模組的店,流程是「詢問中 → 已排定 → 已完成」,跳過報價。

每天這樣做

  1. 客人傳 LINE 訊息,「今天」頁的「要先處理的」會出現他,案子列表上也會有「則新訊息」的標示。點進去就是案子頁,客人的對話在中間。
  2. 在最下面的框打字回覆客人。
  3. 按底部的大按鈕。詢問中且客人在等你回時顯示「下一步:回覆客人」;否則是「下一步:排時間」(有報價模組則是「下一步:開報價」)。
  4. 排時間:選建議的空檔,或自己填日期時間,按「確認排定」。會排進日曆,客人有 LINE 對話的話會通知他。時間和別的案子重疊時會警告,按「仍要排定」才排。
  5. 改時間:已排定的案子,大按鈕上面有「改時間」。預填目前的時間,可以勾選「用 LINE 通知客人改期」,按「確認改時間」。
  6. 做完之後按「下一步:完工並通知客人」(有「報價與勘查」的店可以附完工照片),再按「確認完工並通知客人」。案子變成「已完成」,客人收到完工通知。

完工就是案子的終點,不會再要求你記收款。需要記錄實收金額的話,在案子頁「更多操作」按「記錄收款(選用)」。

客人線上預約的案子

  1. 客人用預約連結送出後,案子出現「待確認」,你會收到 Email,「今天」頁也會列在「要先處理的」。
  2. 打開案子,按「下一步:確認預約並通知客人」。
  3. 客人收到預約確認,前一天再收到提醒。
  4. 時間不合適就按「改時間」。預約還沒確認時改時間不會通知客人,等你按確認時才用新的時間通知。

自己新增案子

  1. 打開「案子」,按右上角「新增案子」(或「今天」頁的「自己新增」)。
  2. 搜尋既有客人,或填「客人姓名」和「電話」建立新客人。
  3. 「案子標題」選填,例如「馬桶漏水」,按「建立案子」。

電話來的客人、現場臨時加的工作,都可以這樣建立。

報價與客人核准(有「報價與勘查」才有)

  1. 在詢問中的案子按「下一步:開報價」。
  2. 點選常用工項、調整數量,選現場狀況;系統會即時算出總計,並套用你設好的自動加價規則。
  3. 客人有 LINE 對話,按「用 LINE 傳給客人」;沒有就按「送出報價(取得連結)」,複製連結貼給客人。
  4. 客人點開報價單,輸入姓名,按「核准報價」。不用下載 App、不用註冊。
  5. 客人核准後,案子出現在「要先處理的」,大按鈕變成「下一步:排時間」。
  6. 客人還沒核准時,按「再傳一次報價連結」(沒有 LINE 對話則是「複製報價連結」)。

報價自動加價與報價單預設文字,在「我的店 → 進階設定」的「報價自動加價」「報價單預設文字」;施工中要追加項目,可以開新版本的追加報價,舊版保留。

小提醒

  • 案子頁每隔幾秒會自動更新,客人新傳的訊息不用重新整理。
  • 案子列表上方可以用姓名、電話、地址搜尋,也可以用階段分類標籤篩選。
  • 客人沒有 LINE 對話時,大按鈕還是能用,只是改成請你用電話聯絡客人。
  • 取消案子:案子頁「更多操作」最下面的「取消案子」,取消後就不能再修改。

相關問題

客人傳訊息後,案子是怎麼出現的?

接上 LINE 官方帳號後,客人第一次傳訊息就會自動建立案子,之後同一位客人的訊息會接在同一個案子裡。標題會取自訊息前面的文字,你也可以到「更多操作 → 編輯案子」改。

一定要收款嗎?

不用。案子完工就結束了。收款是選用的,要記錄的話在案子頁「更多操作」按「記錄收款(選用)」。

更多問題請看 使用說明的常見問題。